Pada tahun 2022, pekerja di Amerika rata-rata absen hampir 1,6 juta per bulan, berarti hingga sekitar 19 juta hari kerja yang terlewatkan setiap tahunnya. Ketidakhadiran jauh meningkat tiga kali lipat dari tingkat pra-pandemi.
Saat perusahaan beradaptasi dengan realitas baru ini, absen merupakan tantangan yang tidak dapat dihindari di tempat kerja. Tetapi dengan mempelajari lebih lanjut tentang apa itu absen dan apa penyebabnya, Anda dapat memahami bagaimana tingkat ketidakhadiran memengaruhi perusahaan dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya.
Apa itu Absen Kerja?
Absen adalah istilah untuk mangkir di tempat kerja dengan alasan yang kadang tidak jelas dan bahkan tidak diumumkan. Absen juga mencakup seperti keterlambatan datang dan makan siang yang diperpanjang.
Penting untuk membedakan antara absen dan bentuk ketidakhadiran lainnya. Setiap karyawan kadang-kadang tidak masuk kerja karena alasan tertentu, tetapi absen memiliki efek yang sangat mengganggu:
- Absen tanpa pemberitahuan membuat target tertunda.
- Ini merusak kepercayaan antara manajemen dan karyawan (dan di antara karyawan itu sendiri).
- Ini biasanya merupakan indikator bahwa perubahan mendasar diperlukan untuk memastikan karyawan terlibat dalam pekerjaan.
Tidak seperti ketidakhadiran yang sah (kondisi medis atau keadaan darurat), perilaku karyawan yang absen secara tidak sah (sengaja membolos) mungkin tidak untuk dimaafkan.
Apa yang Dianggap sebagai Alasan Bagus untuk Absen Bekerja?
Sakit mendadak, ada keluarga meninggal, dan terkena bencana alam adalah contoh ketidakhadiran tak terduga yang sah dan oleh karena itu kemungkinan besar akan dimaafkan. Absen seperti ini bukan kebiasaan atau diambil tanpa alasan yang kuat, jadi itu bukan termasuk membolos.
Sakit dan absen yang sah dan tidak terjadwal lainnya pasti akan terjadi meskipun tiba-tiba, hal itu cenderung merupakan peristiwa yang hanya terjadi satu kali dan memiliki dampak jangka panjang yang kecil terhadap produktivitas.
Dalam beberapa kasus, ketidakhadiran dapat memenuhi syarat sebagai tindakan yang wajar di bawah undang-undang federal seperti Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika; misalnya, jika seorang karyawan perlu menghadiri janji dengan dokter secara teratur untuk mengatasi kondisi kesehatan kronisnya.
Jenis absen yang tidak direncanakan seperti di atas tidak menjadi absen, kecuali jika absen diperpanjang atau diulang tanpa alasan yang mendukung.
Sebagai perbandingan, absen terjadwal datang dengan pemberitahuan terlebih dahulu. Mengambil jatah cuti dan absen medis yang dapat diperkirakan sebelumnya seperti cuti hamil atau pemulihan bedah semuanya termasuk dalam kategori ini.
Apakah itu murni pengurangan tenaga kerja yang perlu dikompensasi, atau masalah yang lebih kompleks seperti mengambil alih sementara hubungan klien, memiliki pemberitahuan terlebih dahulu atau pemahaman lengkap tentang masalah ini sangat penting untuk membuat pengurangan staf berjalan lebih lancar.
Baik ketidakhadiran terencana maupun tidak terencana dapat memengaruhi produktivitas, tetapi dampak dan implikasi ketidakhadiran lebih berbahaya bagi perusahaan Anda.
Contoh Umum Keadaan Darurat Keluarga
- Penyakit yang menyerang anak, orang tua, atau anggota keluarga lainnya
- Kurangnya pengasuhan anak yang tidak direncanakan atau tidak terduga
- Kecelakaan atau cedera yang menimpa karyawan atau anggota keluarganya
- Kematian keluarga
- Kebakaran, banjir, atau keadaan darurat rumah tangga lainnya
Mangkirnya Karyawan Mungkin Terjadi Karena Pemimpin yang Buruk
Ketidakhadiran seringkali merupakan tanda manajemen yang buruk atau kondisi kerja yang buruk atau bahkan akibat langsung dari keduanya; misalnya, sikap kejam dari pemimpin menyuruh karyawan yang sakit untuk masuk kerja hingga membuat rekan kerja lainnya jatuh sakit, yang pada gilirannya mengakibatkan ketidakhadiran. (Meskipun sakit itu wajar, membuat karyawan Anda sendiri sakit karena manajemen Anda yang buruk adalah masalah yang dapat dicegah.)
Kesulitan penjadwalan dan hilangnya produktivitas jangka pendek mungkin merupakan dampak ketidakhadiran yang paling terlihat, tetapi ada dampak yang luas seperti hubungan yang rusak dengan klien adalah kerusakan yang mungkin tidak dapat diperbaiki dan bahkan mungkin tidak terlihat sebelumnya.
Cara Menghitung Tingkat Absensi
Rumus untuk mengukur absensi relatif mudah. Ambil saja jumlah ketidakhadiran tanpa alasan dalam jangka waktu tertentu, bagilah dengan total periode, dan kalikan hasilnya dengan 100 untuk mendapatkan persentase ketidakhadiran selama sebulan, setahun, atau periode waktu lainnya.
Tingkat Absensi = ((Jumlah Absen Tanpa Alasan) / Total Jangka Waktu) x 100
Tidak ada angka atau persentase pasti yang dapat memberi tahu Anda berapa banyak ketidakhadiran yang terlalu banyak, tapi Anda dapat membuat aturan untuk minimal persentase absen.
Yang paling penting adalah melacak dan menghitung ketidakhadiran tanpa alasan secara terpisah dari yang sah. Keduanya menyebabkan penurunan produktivitas, tetapi yang pertama adalah yang menyebabkan kerusakan paling besar dan kemungkinan besar dapat Anda kurangi. Melacak ketidakhadiran yang sah dan ketidakhadiran sebagai satu dan sama tidak memberi Anda gambaran akurat tentang masalah tersebut.
Jika Anda tidak melacak ketidakhadiran dengan sendirinya, Anda tidak akan tahu apakah upaya Anda untuk memperbaikinya telah menghasilkan peningkatan.
5 Tips Mencegah Karyawan Absen Bekerja
Mencegah ketidakhadiran berarti harus siap menjadi majikan yang lebih baik. Kedengarannya terlalu sederhana, tetapi itu adalah tema dasar dari setiap strategi individu untuk membuat karyawan Anda tetap hadir, produktif, dan tepat waktu.
1. Identifikasi Akar Penyebabnya
Mereka mungkin khawatir menghabiskan waktu liburan mereka untuk sesuatu selain liburan, atau mereka mungkin khawatir manajer akan menolak permintaan mereka untuk cuti. Mereka mungkin merasa tidak dihargai atau terlepas dan tidak melihat kewajiban untuk memberi tahu siapa pun bahwa mereka akan kehilangan pekerjaan. Atau mereka mungkin hanya mengambil keuntungan dari seorang manajer yang memberikan kesempatan kedua tanpa akhir karena kebaikan atau kekurangan pekerja yang tersedia.
2. Buat Kebijakan PTO (Paid time off) yang Bijaksana
Pertimbangkan hal-hal berikut saat Anda telah mengetahui masalah yang akan datang:
- Pekerjakan staf tambahan atau panggil karyawan paruh waktu untuk mengisi posisi kosong.
- Berkomunikasi dengan anggota tim agar mereka sadar untuk membantu mengisi kekosongan.
- Delegasi pekerjaan - Pastikan orang yang tepat mengetahui proyek dan/atau hubungan apa pun yang memerlukan pemeliharaan, dan dapatkan akses ke informasi atau izin apa pun yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan karyawan yang absen.
- Rekam absen - Catat apa yang terjadi saat karyawan yang tidak hadir sedang pergi, sehingga Anda dapat menjadwalkan tindak lanjut saat mereka kembali.
Anda mungkin tidak dapat memiliki staf cadangan yang siap dipanggil untuk menggantikan orang yang absens, tetapi Anda dapat memasukkan persentase ketidakhadiran ke dalam rencana kepegawaian Anda untuk memberikan perlindungan. Khususnya dalam tim manajemen, memastikan bahwa informasi tidak terkurung oleh satu individu saja. Dengan begitu, kasus pegawai absen, cuti, atau bolos tidak akan menghentikan pekerjaan.
3. Latih Welas Asih atau Memanusiakan Manusia
Komunikasi yang lebih baik berarti memberi tahu orang-orang untuk tinggal di rumah ketika mereka merasa sakit, dan meyakinkan mereka bahwa alasan yang sah untuk keterlambatan atau cuti tidak akan ditolak atau ditangani dengan cara yang tidak masuk akal. Ini juga berarti mendorong karyawan untuk mengkomunikasikan masalah yang mereka hadapi di rumah dan di tempat kerja sehingga Anda dapat membantu. Dan itu berarti tetap berpikiran terbuka tentang masalah yang harus Anda salahkan.
4. Tawarkan Upah yang Kompetitif
Kompensasi berarti membayar orang dengan upah yang kompetitif untuk pasar, jadi mereka tidak merasa harus mengambil keuntungan dari Anda sebagai imbalan atas kurangnya apresiasi Anda terhadap nilai tenaga kerja mereka. Ini juga mengurangi kemungkinan orang mencari pekerjaan baru yang memberikan upah lebih baik.
5. Berikan Tunjangan dan Insentif
Meningkatkan keterlibatan dapat berarti menawarkan pelatihan yang lebih baik, lebih banyak peluang untuk kemajuan, atau bentuk pengembangan karier lainnya yang membuat karyawan merasa lebih berdedikasi pada pekerjaan mereka, dan itu berarti membantu manajer memahami cara mengelola dengan benar.
Meningkatkan tunjangan dapat sesederhana menemukan rencana perawatan kesehatan yang lebih baik yang membuat karyawan lebih sehat melalui hal-hal seperti diberi biaya periksa dokter selama hari kerja atau dapat berarti menambahkan telecommuting sebagai opsi, menerapkan kebijakan PTO tanpa batas, atau mengubah hari sakit menjadi “ hari pribadi ” untuk mencegah karyawan merasa perlu berbohong tentang situasi mereka untuk membenarkan kebutuhan mereka akan waktu istirahat.
Open Disqus Close Disqus